A dinâmica dessas ferramentas faz com que cada detalhe seja levado em consideração para que seu evento seja grandioso.
No mundo contemporâneo, vivemos tão cheios de atividades e compromissos que só são possíveis de serem cumpridos com a ajuda da tecnologia. O surgimento de aplicativos tem transformado e facilitado a maneira como lidamos com nossas tarefas.
Desde atividades simples do dia a dia, como lembretes para beber água, até organização de agenda para reuniões e viagens, tudo cabe nos smartphones que já podem ser considerados parte de nós mesmos.
Com
isso, todos podem se beneficiar e ter acesso a aplicativos que estão relacionados
com cada necessidade. Um campo em que eles estão fazendo cada vez mais sucesso
é o de planejamento de eventos.
Para que você saiba como otimizar e organizar seu evento de forma eficaz e tranquila, vamos compartilhar com você alguns aplicativos que vão te ajudar a deixar tudo sempre em ordem.
Ferramentas completas
Apesar de muitas pessoas ainda utilizarem a boa e velha agenda de papel, ninguém pode negar que os celulares ajudam bastante na organização. Eles têm a capacidade de incorporar tantos aplicativos que seria impossível otimizar tudo por meio de anotações à mão.
Mais do que um recurso para comunicação entre pessoas, o smartphone é uma ferramenta de trabalho completa. A cada ano, a quantidade de downloads dessas ferramentas no Brasil aumenta em 20%.
Um levantamento feito pela App Annie, empresa norte-americana de dados do mercado de redes móveis, revelou que utilizamos 40 aplicativos mensalmente.
Versatilidade para organizar e promover eventos
Todas as partes de organização de eventos podem passar perfeitamente pelo mundo web. Essa praticidade faz com que a gente consiga resolver problemas simples ou complexos de forma muito mais rápida.
Imagine, por
exemplo, se tivéssemos que marcar uma reunião para cada imprevisto que
surgisse? Isso atrasaria todo o cronograma, além de implicar em aumento de
custos.
Eventos de sucesso devem ser preparados de forma profissional. Como existem várias etapas e várias competências e habilidades para que cada uma seja cumprida, é importante que você conheça os aplicativos que devem ser usados para cada situação.
Confira a lista de aplicativos que vão ser seu braço direito nessa empreitada que vai fazer com que seu evento seja um sucesso:
Todoist– Esse aplicativo é ideal para ser usado para definir todos os passos do evento de modo bem simples. Disponível nas plataformas App Store ou no Google Play, ele permite a criação de projetos e subprojetos.
O Todoist possui muitas facilidades. Você pode delegar tarefas a outras pessoas, criar cronogramas e data de vencimento de cada atividade, estabelecer prioridades e agrupar tarefas concluídas.
Na versão Premium,
você tem acesso a gráficos que indicam progresso e aumento da produtividade.
Ao final de cada dia, é possível visualizar quantas tarefas conseguiu cumprir. As atividades que não foram feitas aparecem na categoria “atrasadas”. Você pode fazer o upload de arquivos para o Google Drive e Dropbox.
Evernote – Esse aplicativo é um bom recurso para gerir a demanda de documentos e anotações, fazendo que eles não se percam. O Evernote é praticamente um bloco de notas online em que você cria vários cadernos separados por temas diferentes.
Sua
funcionalidade faz toda a diferença para quem precisa anotar pautas de
reuniões, fazer listas de atividades e compras etc. Ele oferece flexibilidade
para que você faça anotações separadas.
O Evernote também e inclui textos em lista e formatados com cores. Além disso, permite adicionar datas de lembrete aos itens anotados e incluir etiquetas para auxiliar na pesquisa.
Google Agenda – Esse aplicativo é uma excelente opção para otimizar o tempo de todas as etapas de planejamento e execução do seu evento. Nele, é possível que você crie tarefas diárias, semanais ou mensais que são lembradas por meio de notificações.
Você ainda pode criar um cronograma de metas a serem cumpridas. O Google Agenda irá programar os horários para a execução das mesmas de forma automática. Outro aspecto positivo é que ele pode ser sincronizado com outros aplicativos.
Slack – A
grande vantagem desse aplicativo é a agilidade e clareza da comunicação. Ele
serve como um canal de troca de informações entre todos os membros da equipe de
produção do evento.
O Slack oferece um ambiente
de troca de mensagens de texto, voz, vídeos e documentos. Somente os membros
autorizados podem ter acesso ao conteúdo das conversas. Além disso, é possível
ver quem já visualizou sua publicação
É possível centralizar todas as conversas, o que facilita na comunicação interna. Ele permite a integração de players para outros aplicativos, como Google Drive, Dropbox YouTube ou Hangouts para reuniões por vídeo.
Para manter toda a equipe com
aquela vibe positiva e leve, é possível enviar GIF para comemorar o cumprimento
de cada etapa do cronograma.
Mailchimp – reconhecido pela forma simples de uso e configuração, é uma das ferramentas mais úteis para o marketing do seu evento. Essa ferramenta permite o envio de e-mail marketing para os convidados ou participantes.
Além de te ajudar a criar
mensagens eletrônicas personalizadas e compartilhá-las em redes sociais, ele
oferece modelos de templates prontos para personalizar e enviar para o seu
público.
Você pode usar o Photoshop, HTML e CSS para personalizar seus Templates. O plano básico de assinatura permite o envio de até 12 mil emails e cadastro de até 2 mil contatos por mês.
Além desses, existem outros aplicativos para eventos disponíveis que te ajudam a criar um evento memorável. Com eles, perder prazos, datas e compromissos não farão mais parte da sua realidade.
Agora que você já
conhece os melhores aplicativos, não perca tempo e reserve seu espaço para evento corporativo,
proporcionando a melhor experiência para seus convidados e colocando em prática
todas as dicas e informações recolhidas neste artigo.
