Vai contratar serviços de telefonia e internet? Então saiba quais passos seguir!
Contratar um plano de internet e de telefonia para a sua empresa parece simples. Na verdade, fechar o negócio não é complicado, mas escolher a operadora e o plano que sejam mais adequados já é bem mais difícil.
De acordo com a Pesquisa de Satisfação e Qualidade Percebida da Anatel referente a 2017, a diferença da satisfação dos clientes entre a melhor e a pior operadora avaliadas é de mais de 2 pontos em uma escala de 0 a 10, ou seja, essa é uma decisão realmente importante.
Há várias operadoras de telefonia fixa, móvel e de internet no Brasil, cada uma com diferentes planos e condições, o que pode trazer uma dor de cabeça daquelas na hora de escolher.
Se você está passando por esse momento, fique tranquilo e saiba que essa é uma situação normal. Para te ajudar, nós separamos um passo a passo que tornará a contratação muito mais simples!
1 – Reúna a equipe de gestão
O primeiro passo é reunir os gestores da empresa e discutir a necessidade de contratar um novo plano de telefonia e internet.
Como essa é uma decisão que impactará nas finanças da empresa, então o ideal é que ela não seja tomada individualmente, mas sim em conjunto.
Assim, você evita problemas futuros e garante que todos estejam de pleno acordo com a decisão.
2 – Defina as necessidades atuais da empresa
Na mesma reunião, depois de decidir sobre a contratação, debatam sobre o que a empresa realmente precisa quanto aos serviços de telefonia e de internet.
A telefonia é o que costuma trazer mais dificuldades na escolha, já que são muitas opções oferecidas e linhas telefônicas, principalmente em empresas de médio e grande porte, sejam elas fixas, móveis ou de PABX.
É importante definir quais setores precisam de mais minutos, que geralmente são aqueles em que é necessário entrar em contato continuamente com clientes e potenciais clientes, como o setor de vendas. Por outro lado, setores com operação mais interna podem não precisar de tantos minutos.
Deve-se também definir quais colaboradores precisam de celulares corporativos e como deve ser o pacote contratado para suprir suas necessidades profissionais.
Por fim, analisem as necessidades que a empresa tem em relação aos planos de internet e definam qual é o mais adequado.
3 – Pesquise em todas as operadoras
Com as necessidades em mãos, comece a pesquisa pela operadora mais adequada, que deve ser a que oferece todos os serviços necessários por um bom preço, que caiba no orçamento da empresa.
Faça várias ligações e anote todos os valores e as condições oferecidas por elas. Assim, você reúne informações vitais para a tomada de decisão.
4 – Traga os possíveis planos para a equipe de gestão
Depois de ter as informações, reúna novamente a equipe de gestão e apresente as propostas oferecidas pelas empresas de telefonia. Ao tomar essa decisão em conjunto, as chances de fazer um bom negócio são muito melhores.
Além disso, com a participação de várias pessoas, é possível notar detalhes e minúcias que uma única pessoa poderia deixar passar, o que é normal.
O intuito dessa reunião é que vocês definam qual será a empresa escolhida e quais planos serão contratados.
5 – Negocie condições ainda melhores com as operadoras e feche negócio
Com a decisão da equipe de gestão, entre em contato com a operadora de telefonia, de preferência com a mesma pessoa com quem conversou da primeira vez, e negocie possíveis melhorias no pacote a ser contratado.
Como você terá informações sobre várias outras empresas de telefonia, você pode barganhar melhores condições em seus planos ou até mesmo valores mais acessíveis, principalmente se a concorrência oferecer alguns pontos que sejam melhores.
Depois de uma negociação que seja viável para ambas as partes, feche negócio e aguarde pela visita dos técnicos da empresa, que precisarão instalar os equipamentos necessários para desfrutar de seus serviços.
6 – Conte com um sistema de tarifação telefônica
Para aproveitar esse momento de novidades e ter controle absoluto sobre os serviços de telefonia, é essencial que a sua empresa conte com um sistema de tarifação telefônica, que analisa todas as informações sobre a telefonia da companhia.
Isso significa que ele é capaz de medir, com altíssima precisão, quantos minutos foram usados por cada setor e cada colaborador, quais foram os números de destino, a duração das chamadas e a quantidade de chamadas diárias, entre várias outras funcionalidades.
Com isso, além de ter certeza se as linhas telefônicas estão sendo usadas adequadamente ou não por parte dos colaboradores, você também reúne informações que podem ser usadas para contestar a cobrança das operadoras de telefonia caso ela seja feita incorretamente.
7 – Analise a qualidade dos serviços e o uso da franquia de internet e de minutos
Depois de um certo período de tempo, que pode ser de 1 ou 2 meses, reúna novamente a equipe de gestão e leve em consideração todas as opiniões sobre os serviços da empresa contratada.
Alguns pontos interessantes a se considerar são a estabilidade da conexão de internet, a velocidade disponível comparada com a que foi contratada, a qualidade das ligações telefônicas, a eficácia nas cobranças e o custo-benefício como um todo.
Se os gestores estiverem satisfeitos, então isso significa que a decisão trouxe os resultados esperados. Caso haja algum tipo de reclamação em relação à qualidade dos serviços, reúna essas informações para entrar em contato com a operadora e decidir o que pode ser feito.
Assim que chegar a primeira fatura, vocês podem comparar as informações que estão ali com as que foram coletadas pelo sistema de tarifação telefônica. Assim, é possível verificar se a cobrança foi feita corretamente ou não através de uma funcionalidade presente no próprio tarifador.
8 – Fique atento às novidades do mercado
Depois de todos os eventuais alinhamentos com a operadora de telefonia, o ideal é que tudo corra da melhor maneira possível e que a relação entre ambas as partes seja saudável. Porém, mesmo assim, é fundamental se atentar às novidades que surgem no mercado.
Caso outra operadora ofereça alguma funcionalidade que soe interessante ou mesmo valores mais acessíveis, leve essas informações para a sua operadora e veja se ela pode adequar o que lhe é oferecido para manter a satisfação dos serviços lá em cima.
Isso tende a trazer resultados muito positivos, já que é muito mais viável para a operadora de telefonia adequar o que ela oferece e continuar com um bom cliente do que perdê-lo para a concorrência.
» Tome a melhor decisão para a sua empresa!
Depois de seguir a todos esses passos, sua empresa terá tomado uma boa decisão, o que é benéfico para a qualidade dos serviços prestados e também para que as despesas estejam dentro do que foi planejado.
Para uma decisão ainda mais assertiva, conte com uma boa empresa de telecom para lhe ajudar em todo o processo, desde a contratação de um tarifador telefônico até a escolha do melhor plano de telefonia e internet. Assim, a gestão de telefonia da sua empresa estará em um nível muito mais elevado!
