Os procedimentos operacionais são instrumentos para o gerenciamento da rotina diária de uma empresa, seja ela grande ou pequena.
Por isso, se tornam fundamentais para quem deseja otimizar um processo ou gerenciar projetos dentro de uma organização;
Tendo o POP em mãos, qualquer pessoa bem treinada pode ser capaz de executar tarefas e entregar bons indicadores de produtividade.
Está em dúvida em como isso é possível apenas com um documento em mãos?
Pois continue a leitura que vamos te explicar as principais funções de um POP e como fazer um para sua empresa, independente do setor.
Procedimentos Operacionais (POP): o que é e como funciona
Como já dissemos, o POP é um documento que possui instruções pragmáticas e detalhadas.
Todos esses documentos são desenvolvidos após pesquisas e testes padronizados que servem para orientar as equipes de trabalho na realização de uma atividade da melhor forma possível.
Ter essa documentação registrada é importante pois quando uma empresa não tem suas atividades padronizadas, cada funcionário está suscetível a realizá-la de uma maneira.
Com isso, pode ocorrer variabilidade na forma de realizar processos, o que é uma das maiores causas de desvio de qualidade de um produto.
Desta forma, ter uma metodologia que padronize procedimentos e garanta a qualidade tão desejada pela empresa e também pelos clientes, como o procedimento operacional, se torna tão importante.
Conheça os objetivos do POP
Os procedimentos operacionais podem trazer grandes benefícios para as empresas, pois unificam uma série de atividades. Entre os principais objetivos, podemos destacar:
Melhor produtividade, uma vez que se chega na forma ideal de produzir um produto ou entregar um serviço;
Menor desperdício, já que sabendo exatamente como realizar uma tarefa, se desperdiça menos tempo ou matéria prima
Eficiência operacional, pois a empresa passa a fornecer produtos e serviços com econômica, sem deixar de lado a qualidade da produção.
Saiba como elaborar os procedimentos operacionais (POP)
É fundamental que o funcionário responsável pela atividade faça parte da criação do POP. É ele quem estará no dia a dia e conhece os pontos-chave da operação;
Cada POP é único, exclusivo e não deve ser copiado de outra empresa. Cada companhia tem particularidades em suas atividades;
O tom de voz do POP precisa ser simples e objetivo, para que todos entendam as instruções.
Agora, para colocar a mão na massa e começar a criar os POP da sua empresa, continue a leitura.
Escolha o nome do POP
Para dar nome ao seu POP, basta pensar nas palavras que melhor definem determinada atividade.
É importante que cada nome seja único, pois certamente sua empresa precisará de mais de um. Opte por nomes curtos que definam o que a atividade realiza.
Pense, por exemplo, que você está produzindo um POP para uma mecânica para falar sobre como realizar a troca de pneu de carros.
Uma opção de nome pode ser simplesmente “Troca de Pneu de Carros”.
Busque poucas palavras que definam, com objetividade, qual é a função de determinada operação.
Separe os documentos de referência
Alguns documentos podem ser muito importantes para garantir que o POP seja realizado da melhor maneira possível.
Separe documentos como:
Manuais de uso;
Orientações relacionadas à segurança das operações;
POPs antigos.
Códigos.
Além dessas, quaisquer referências encontradas serão importantes para a elaboração do POP.
Escolha o local de aplicação
Em alguns POPs, é possível destacar ainda no nome do procedimento qual é o local de aplicação.
Porém, para não deixar brechas para dúvidas, é recomendável acrescentar no documento a descrição completa e específica de onde o POP será aplicado.
Em empresas de grande porte, por exemplo, essa boa definição é crucial, já que os vários setores, departamentos e filiais podem confundir o executor do processo.
Por isso, quanto mais detalhes a operação tiver, maiores são as chances de que ela seja realizada sem falhas.
Detalhe todas as siglas
Mesmo que algumas siglas sejam usuais no dia a dia de operação da empresa, todas elas precisam ser descritas no documento.
Algumas empresas podem, por exemplo, ter funcionários que ainda não estão familiarizados com as siglas.
São nesses momentos que acabam gerando possíveis confusões e até mesmo resultando na execução de uma atividade de forma correta.
E, definitivamente, isso não é o que buscamos por aqui.
Neste caso, é fundamental criar um documento que não deixe espaço para dúvidas ou questionamentos.
Basicamente, ter materiais que permitam tirar dúvidas de todos os funcionários, independente do grau de instrução, compreendem o POP de maneira eficiente.
Descreva tarefas e seus responsáveis
Para que essa descrição seja feita com o maior nível de detalhamento possível, é essencial que o executor da tarefa participe da elaboração.
O ideal é que supervisores e diretores responsáveis pelo processo também participem desse momento.
Afinal, é com essa etapa que será possível verificar se todas as etapas estão sendo descritas corretamente.
Para facilitar a descrição, as tarefas podem ser divididas por etapas e cada uma delas tem uma descrição específica e detalhada.
Informações como tempo necessário para o cumprimento da atividade, materiais exigidos e o resultado final esperado devem estar no documento.
Se necessário, inclua também uma rotina de checagem, ou seja, uma lista de perguntas que devem ser feitas para garantir que o procedimento foi realizado adequadamente.
Para a descrição de todas essas atividades, o tom de voz da descrição precisa ser claro o suficiente para que uma pessoa com pouco conhecimento sobre o processo possa realizá-lo com base no documento.
Se for necessário aplicar algum treinamento para capacitar funcionário a executar as atividades, isso também deve estar descrito no POP.
Importância do POP para produtividade
Independente se a sua empresa é grande ou pequena, certamente existem diferentes departamentos que realizam várias atividades ao mesmo tempo.
Os seus funcionários precisam realizar suas atividades de maneira adequada para que a empresa possa tirar máximo proveito da sua produção.
Sem a organização e padronização desses processos, a qualidade dos procedimentos pode ficar comprometida e, certamente, a produtividade do seu negócio despenca.
Porém, essa história não acontece quando existe o procedimento operacional.
Sabendo exatamente o que deve ser realizado em cada etapa da atividade, os funcionários podem desempenhar a sua responsabilidade com eficiência e sem brechas para erros.
Com isso, todo seu time acaba ganhando mais confiança na execução dos processos e tende a trazer melhores resultados em menos tempo.
Depois de produzido, é importante que o POP passe pela aprovação de pessoas especializadas nas atividades descritas.
Além disso, é importante que periodicamente os procedimentos operacionais sejam revistos para garantir que melhorias possam ser incluídas na documentação.
Lembre-se de armazenar os documentos de forma segura, garantindo que eles sejam facilmente encontrados.
A organização e a checagem desses documentos asseguram que a sua empresa sejabem-sucedida na execução de qualquer procedimento. E o resultado? Mais eficiência na entrega do seu produto ou serviço!
