Emitir notas fiscais é uma obrigação das empresas, pois, caso contrário, pode ocorrer o crime de caixa 2, um processo em que a instituição recebe ou envia dinheiro sem os devidos registros fiscais e contábeis.
De acordo com o artigo 1º da Lei nº 8.137/1990, não emitir nota fiscal pode gerar supressão ou redução de tributo, como omissão de informação, adulteração ou corrupção de notas, gerando reclusão de 2 a 5 anos e multa.
A sonegação de impostos pela não emissão de nota fiscal pode gerar multa que varia entre 10% e 100% sobre o valor de cada nota que não foi emitida pelo estabelecimento.
Quando a não emissão é intencional, a multa corresponde a 75% do valor que não foi emitido, enquanto a inserção de informações erradas pode gerar multa de 20% de seu valor.
Mas, hoje em dia, as organizações podem contar com sistema de emissão de nota que minimiza a burocracia e agiliza vários outros processos do dia a dia.
Para entender um pouco mais sobre o assunto, neste artigo, será possível ver o que é o sistema para emissão de nota fiscal, como ele funciona e por que é tão importante para empresas dos mais variados setores.
Conceito e funcionamento do sistema de notas fiscais
O sistema emissor de nota fiscal gera os modelos de documentos eletrônicos com todas as informações devidamente preenchidas e validadas. Ele também assina o documento por meio do Certificado Digital e envia de maneira automatizada.
Ele auxilia os usuários na emissão desses documentos, por meio de um funcionamento simples e intuitivo. No entanto, é fundamental que as informações sejam inseridas com cuidado para não ocorrer inconsistência.
Para usufruir desse recurso, um pet shop banho e tosa perto de mim deve ter acesso a um computador com internet, memória de 512 MB e navegador Explorer nas versões 6 ou mais atuais.
Não é necessário instalar um software ou programa específico, e as informações devem ser registradas por meio de notas fiscais eletrônica, como:
Entrada de materiais;
Importação;
Exportação;
Simples remessa;
Operações interestaduais.
Também é muito importante inserir dados como o CNPJ do tomador de serviços, sua descrição, valor e local de tributação. Tudo deve ser inserido de maneira precisa, visto que depois da emissão, não é possível alterar e o cancelamento pode gerar ônus.
O sistema é inteligente e capaz de armazenar informações referentes ao prestador de serviços ou fornecedor de produtos, não sendo necessário preencher essas informações toda vez que uma nova nota for emitida.
O propósito é evitar erros no preenchimento e ainda agilizar o processo. Contar com o sistema permite que uma loja de peças de freio para carros possa armazenar todas as notas emitidas em um servidor.
Isso é muito importante para controlar e contabilizar as operações, além da possibilidade de reimprimir as notas e arquivá-las.
Os documentos podem ser emitidos em mais de um computador, de modo a evitar falhas e paradas. Ou seja, mesmo que o computador pare de funcionar, o estabelecimento pode continuar emitindo em outra máquina ou gerar mais de uma nota.
Importância do sistema para os negócios
A nota fiscal é um documento oficial que comprova a legalidade das atividades realizadas por uma empresa perante a Secretaria da Fazenda, órgão responsável por monitorar o pagamento de impostos.
A nota fiscal também ajuda a manter uma boa reputação para a empresa, e de maneira simplificada, atesta que determinado produto ou serviço foi executado de acordo com as informações que constam no fluxo de caixa da corporação.
Existem diferentes tipos de notas fiscais, como no caso da nota fiscal eletrônica (NF-e), um documento que atesta a venda de produtos e serviços para consumidores finais, podendo ser pessoa física ou jurídica.
Um fabricante de letra caixapode emiti-lo pela internet e substituir a nota fiscal impressa. A nota fiscal eletrônica de serviços (NFS-e) costuma ser usada por prestadores de serviços para comprovar a legalidade de suas atividades.
Também existe a nota fiscal avulsa (NFA-e), emitida de maneira gratuita por microempreendedores individuais (MEI) e autônomos para comprovar a legalidade de suas vendas.
Por fim, existe a nota fiscal ao consumidor eletrônica (NFC-e) que atua como substituta do cupom fiscal e sua função é registrar a venda feita para clientes finais, que podem ser tanto pessoas físicas quanto empresas.
Cada uma dessas notas fiscais possui uma função específica e se encaixa em determinado tipo de negócio. Todas possuem benefícios em comum, principalmente o fato de serem emitidas pela internet.
Emitir a nota é uma obrigação fiscal, e somente profissionais autônomos e microempreendedores não precisam emiti-las quando vendem seus produtos e serviços para pessoas físicas.
Para um estabelecimento de banho e tosa próximo a mim, emitir a nota fiscal garante que esteja em dia com o fisco, além de evitar vários problemas, como pagamento de multas e até mesmo apreensão das mercadorias.
A organização pode optar por um sistema que emite as notas fiscais, sendo uma excelente opção para reduzir custos com impressão, envio e armazenagem desses documentos.
Essas ferramentas também trazem mais comodidade para os clientes, tendo em vista que a nota pode ser enviada diretamente por e-mail com o propósito de evitar filas em estabelecimentos físicos.
A nota fiscal eletrônica é importante por vários fatores, pois da mesma forma como o modelo impresso, ela ajuda a manter a regularidade da corporação, garante os direitos do consumidor, recolhe impostos e tributos e previne problemas com o fisco.
A diferença principal é que a nota digital traz vantagens tanto para quem compra quanto para quem vende. No caso de um centroveterinário próximo de mim, é uma forma de reduzir o uso de papel e tintas de impressão.
É muito mais segura porque dificilmente pode ser perdida ou extraviada, uma vez que é enviada para o cliente por e-mail. Sem falar no fato de que incentiva o comércio eletrônico e o uso de novos recursos tecnológicos.
Para as organizações e para a sociedade, os benefícios são ainda maiores, uma vez que é possível padronizar o relacionamento de envio entre as organizações, e o armazenamento de informações referentes a clientes e fornecedores é muito mais seguro.
O sistema de emissão de notas fiscais pode ser totalmente integrado a outros sistemas do governo e ferramentas usadas para a gestão empresarial. O arquivo pode ser armazenado em formato XML e tem validade jurídica.
Por essa razão, pode ser enviado por e-mail ou para outras ferramentas. Um restaurante que trabalha com receita de massa de pizza tradicional aumenta o compliance porque o software é atualizado de acordo com as mudanças na legislação fiscal.
É perfeitamente possível monitorar as vendas reembolsadas para cancelar as notas e evitar problemas futuros com fornecedores e clientes.
Além disso, também traz mais estabilidade para o sistema, uma vez que as soluções governamentais podem ser interrompidas.
Principais dúvidas sobre as notas fiscais
Clientes e estabelecimentos têm muitas dúvidas sobre a nota fiscal e é interessante esclarecê-las para fazer bom uso do documento.
Em primeiro lugar, existem diferenças entre o cupom fiscal e a nota fiscal, visto que a nota reúne mais informações e é a mais completa.
O documento emitido por um estúdio de podcast para alugar exibe informações sobre a empresa, descreve o serviço prestado, data e hora da contratação, informações sobre o pagamento, impostos e tributos, dados da transportadora.
A nota fiscal também serve como garantia caso seja necessário trocar o produto, solicitar um reembolso ou controlar a fiscalização da receita federal. Entretanto é fundamental guardá-la por 5 anos.
Se o cliente quiser, pode solicitar a segunda via da nota e a maneira mais fácil para fazer isso é entrando em contato com o estabelecimento que emitiu.
No caso da nota fiscal eletrônica que é enviada por e-mail, outra dica é consultar o histórico, o site da Secretaria da Fazenda ou o portal da Prefeitura.
Lembrando que a não emissão da nota é uma infração, ou seja, a sonegação é um crime e a empresa pode enfrentar muitos problemas com multas, além de prejudicar a própria credibilidade.
Quando o cliente procura um produto ou serviço na internet, por exemplo, onde encontrar chácara com piscina para alugar, tem direito a receber um documento pelo pagamento dos serviços prestados.
A boa notícia é que, hoje em dia, a organização pode contar com um sistema que facilita a emissão das notas e que garante que ela esteja em dia com a fiscalização.
Considerações finais
A nota fiscal é um documento muito importante e precisa ser emitido pela empresa para garantir a idoneidade dos produtos e serviços bem como de suas atividades.
Por meio de um sistema de emissão, fica muito mais fácil lidar com esse documento no dia a dia e manter as obrigações fiscais em ordem.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
